تصمیم‌گیری داده‌محور¹

MIS با افزایش سرعت و دقت تصمیم‌گیری، کیفیت تصمیمات مدیران را بهبود می‌بخشد. همچنین، MIS به مدیران امکان بررسی سناریوها و گزینه‌های بیشتری را می‌دهد. در ادامه، سیستم‌های مختلف مورد استفاده در تصمیم‌گیری و کاربرد هر یک توضیح داده خواهد شد.

MIS اطلاعات را در سازمان در چهار سطح مختلف مدیریت می‌کند:

• سامانهٔ پردازش رویدادهای روزانه، فعالیت‌های جاری در بخش عملیاتی را ثبت و پردازش می‌کند.
• سامانهٔ پشتیبان مدیریت، گزارش‌های ساختارمند برای نیازهای مدیریتی تهیه می‌کند.
• سامانهٔ پشتیبان تصمیم، اطلاعات را برای مسائل نیمه‌ساخت‌یافته و پیچیده تحلیل می‌کند.
• سامانهٔ پشتیبان مدیران ارشد، شاخص‌های کلیدی و تصویر کلی را برای تصمیم‌گیری در سطح عالی سازمان ارائه می‌دهد.

سیستم‌های پردازش تراکنش²

سیستم‌های پردازش تراکنش، هسته اصلی عملیات روزمره هر سازمانی هستند و هدف نهایی آن‌ها ثبت، پردازش، بررسی صحت و ذخیره تراکنش‌های مختلف برای استفاده در آینده است. این تراکنش‌ها می‌توانند داخلی (مانند سفارش تجهیزات توسط یک بخش) یا خارجی (مانند خرید مشتری، دریافت پول از بانک یا ثبت‌نام در دانشگاه) باشند. این سیستم‌ها در واقع منبع اصلی تولید داده هستند که اطلاعات لازم برای سیستم‌های مدیریتی بالاتر را تامین کرده و امروزه به‌صورت یکپارچه برای تبادل آسان اطلاعات میان واحدهای مختلف سازمان به کار می‌روند.

• ورود اطلاعات: ثبت اطلاعات اولیه و خام در سیستم (مانند وارد کردن مشخصات سفارش).
• اعتبارسنجی:اطمینان از درست، کامل و مجاز بودن اطلاعات وارد شده پیش از انجام کار.
• پردازش: انجام عملیات اصلی روی داده‌ها و کنترل دوباره برای اطمینان از درستی نتیجه نهایی.
• ذخیره‌سازی: ثبت و نگهداری پایدار اطلاعات تراکنش در بانک اطلاعاتی برای استفاده‌های بعدی.
• خروجی:ایجاد یک نتیجه مشخص و قابل استفاده از تراکنش (مانند چاپ رسید پرداختی یا صدور فاکتور).
• جستجو: فراهم کردن امکانی برای کاربران تا بتوانند سوابق و وضعیت تراکنش‌های گذشته را در سیستم پیدا کنند.

تصمیم‌گیری

MIS ها برای ارائه اطلاعات ضروری جهت عملکردهای کلیدی سازمان طراحی شده‌اند و از داده‌های پردازش‌شده توسط TPS استفاده می‌کنند. خروجی این سیستم‌ها به شکل گزارش‌های خلاصه و گزارش‌های استثنا ارائه می‌شود؛ گزارش‌های خلاصه نتایج تراکنش‌های متعدد را تجمیع کرده و گزارش‌های استثنا موارد غیرعادی و خارج از انتظار را مشخص می‌نمایند تا مدیران سطح میانی را متوجه این موارد نمایند.

انواع تصمیم

• تصمیم ساختاریافته: تکراری، معمولی و روزمره هستند و یک روش یا فرمول مشخص برای انجام آن‌ها وجود دارد. مثال: تعیین تخفیف بر اساس میزان خرید، یا محاسبه حقوق و دستمزد.

• تصمیم ساختارنیافته: مبهم و پیچیده هستند و روش استانداردی برای حل آن‌ها وجود ندارد. این مسائل معمولاً جدید هستند و فرد تصمیم‌گیرنده باید از قضاوت، درک و تجربه شخصی خود استفاده کند. مثال: ورود به یک بازار جدید یا تصمیم‌گیری درباره ادغام دو شرکت بزرگ.

• تصمیم دپارتمانی و فرادپارتمانی

  • دپارتمانی: محدود به یک بخش خاص است و بر سایر بخش‌ها تأثیر مستقیم و فوری ندارد.
  • فرادپارتمانی: فراتر از یک بخش است و چندین واحد سازمانی را در بر می‌گیرد. نیازمند تبادل اطلاعات آزاد بین واحدها است.

• سازمانی و شخصی

  • سازمانی: مدیر در نقش رسمی خود برای سازمان می‌گیرد و معمولاً قابل واگذاری به دیگران است.
  • شخصی: مربوط به خودِ فرد است و نمی‌توان آن‌ها را به شخص دیگری واگذار کرد.

• فردی و گروهی

  • فردی: توسط یک مدیر یا کارشناس به تنهایی گرفته می‌شود. سرعت در این تصمیم‌ها بالاست اما دانش محدودی در آن دخالت دارد.
  • گروهی: توسط کمیته‌ها یا تیم‌های کاری گرفته می‌شود.

سیستم‌های اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری

سیستم‌های پشتیبان هوشمند³، فرایند تصمیم‌گیری را با بهره‌گیری از دانش، شهود، تجربه و تخصص تسهیل می‌کنند. سیستم‌های پشتیبان تصمیم⁴، سیستم‌های اطلاعات مدیریت عامل⁵، هوش مصنوعی و سیستم‌های خبره⁶ در این دسته قرار گرفته و در تصمیم‌گیری سازمانی نقش کلیدی دارند.

سیستم‌های پشتیبان تصمیم

DSS زمانی به کار می‌روند که مسائل نیمه‌ساختاریافته باشند و تصمیم‌گیری به ترکیبی از تحلیل داده‌ها و قضاوت مدیریتی نیاز داشته باشد. استفاده از DSS زمانی توجیه‌پذیر است که مسئله برای مدیر اهمیت داشته باشد و سیستم تعاملی مبتنی بر رایانه منطقی باشد. این شرایط معمولاً شامل موارد زیر است:

• پایگاه داده بزرگ
• نیاز به محاسبات یا دستکاری حجم زیادی از داده‌ها

سیستم اطلاعاتی مدیریت عامل

این سیستم‌ها، سیستم‌های بازیابی اطلاعاتی هستند که داده‌های خلاصه‌شده را برای برنامه‌ریزی بلندمدت، مدیریت بحران و تصمیم‌گیری‌های کلان سازمانی در اختیار مدیران قرار می‌دهند. این سیستم‌ها کاربری آسانی دارند و از رابط‌های گرافیکی بهره می‌برند. عملکرد آن‌ها بر دو ویژگی اصلی استوار است:

• گزارش موارد غیرعادی: سیستم مغایرت‌ها یا مشکلاتی که از حد هدف فراتر روند را شناسایی و به مدیر هشدار می‌دهد.
• بررسی عمیق و لایه‌به‌لایه: پس از دریافت هشدار، مدیر می‌تواند در داده‌ها عمیق‌تر شود و علت اصلی مشکل را پیدا کند.

هوش مصنوعی و سیستم خبره

هوش مصنوعی شاخه‌ای از علوم رایانه است که به طراحی سیستم‌های قادر به انجام وظایف مشابه توانایی‌های هوشمند انسانی می‌پردازد. سیستم‌های خبره ابزارهای مبتنی بر دانش برای ذخیره و استفاده از تجربه متخصصان هستند؛ اگرچه در برخی چارچوب‌ها به‌عنوان زیرمجموعه‌ای از هوش مصنوعی شناخته می‌شوند، اما به‌طور دقیق جزء AI محسوب نمی‌شوند. این سیستم‌ها با پایگاه دانش و سازوکار استنتاج، مسائل نیمه‌ساخت‌یافته و ساخت‌نیافته را حل می‌کنند و به سازمان‌ها امکان ثبت، نگهداری و به‌کارگیری دانش تخصصی در تصمیم‌گیری را می‌دهند.

مشخصه‌های سیستم خبره

• مدیریت مسائل پیچیده: حل مشکلاتی که نیاز به دانش، درک داخلی و قضاوت دارند.
• جایگزینی تصمیم‌گیرندگان: می‌تواند فرآیند تصمیم‌گیری را به‌طور کامل جایگزین افراد کند.
• ساختار سه‌بخشی:
• پایگاه دانش: ذخیره‌سازی اطلاعات تخصصی.
• موتور استنتاج: اعمال قواعد منطقی و استدلال متخصص.
• رابط کاربری: تعامل آسان کاربر با سیستم.
• گسترش تخصص در سازمان: برای انتشار مهارت‌ها در تمام سطوح سازمان طراحی شده است.

مقایسه DSS و EIS و سیستم‌های خبره

EIS و DSS هر دو ابزار تصمیم‌گیری برای مدیران میانی و ارشد هستند و محیطی تعاملی فراهم می‌کنند. تفاوت اصلی در هدف استفاده از داده‌هاست: EIS بر یکپارچه‌سازی و ارائه ساده داده‌ها به مدیران ارشد تمرکز دارد، در حالی که DSS برای تحلیل مسائل و ارائه گزینه‌های تصمیم‌گیری به کار می‌رود. هر دو از داده‌های داخلی و خارجی استفاده می‌کنند؛ اما مدیران ارشد بیشتر به اطلاعات بیرونی اهمیت می‌دهند. ابزارهای «چه می‌شود اگر» و تعیین اهداف در هر دو موجود است و DSS می‌تواند از تصمیم‌گیری گروهی پشتیبانی کند. سیستم‌های خبره برای انتشار دانش متخصصان در تمام سطوح سازمان طراحی شده‌اند و با ذخیره و به‌کارگیری این دانش، در حل مسائل پیچیده و نیمه‌ساخت‌یافته مؤثر هستند. در حالی که DSS بیشتر بر مدل‌های تحلیلی برای مسائل نیمه‌ساخت‌یافته تمرکز دارد، EIS داده‌های کلیدی را به‌صورت ساده برای مدیران ارشد ارائه می‌دهد. هدف کلی هر سه، بهبود کیفیت تصمیم‌گیری است؛ اما سیستم‌های خبره می‌توانند بخشی از تحلیل‌های تخصصی را نیز بر عهده گیرند.

سیستم‌های اتوماسیون اداری⁷

سیستم‌های اتوماسیون اداری شامل تجهیزات مکانیکی، برقی و الکترونیکی هستند که ارتباطات کاری را بهبود می‌دهند. هدف اصلی افزایش سرعت، کارایی و بازدهی کارکنان است که قابلیت‌های آن عبارتند از:

• پردازش کلمه: تولید خودکار نامه، یادداشت و گزارش.
• پست الکترونیک⁸: ارسال، دریافت و ذخیره‌سازی پیام‌ها.
• پیام صوتی⁹: ضبط، نگهداری و پخش پیام‌های صوتی.
• تقویم الکترونیک: ثبت و یادآوری قرارهای ملاقات و برنامه‌های روزانه.
• تلکنفرانس: برگزاری جلسات صوتی، تصویری و داده‌ای بین مکان‌های مختلف.
• تشخیص نوری نویسه¹⁰: تبدیل اسناد کاغذی به فایل‌های دیجیتال جستجوپذیر.
• فکس/تلکس: انتقال تصویر متن یا نامه به دستگاه مقصد.

مقایسه سیستم‌های اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری

• TPS: پردازش خودکار داده‌های عملیاتی؛ خروجی خلاصه تراکنش برای مدیران عملیاتی.
• MIS: تجمیع خروجی TPS و داده‌های داخلی؛ گزارش نظارتی و استثنا برای مدیران میانی.
• DSS/EIS/Expert System: ترکیب داده‌های داخلی‑خارجی و مدل‌های تحلیلی؛ ارائه گزینه تصمیم و گزارش تحلیلی برای مدیران ارشد.
• OAS: قالب‌بندی، خلاصه‌سازی و نمایش داده‌ها در اسناد/گرافیک/چندرسانه‌ای؛ پشتیبانی از مکاتبات، فکس و جلسات مجازی.

نوع سیستم	ورودی	پردازش	خروجی	کاربران	کاربردها
سیستم پردازش تراکنش	داده‌های تراکنشی	اجرای رویه‌ها و قوانین کارهای تکراری مبتنی بر کنترل	خلاصه تراکنش‌ها	مدیران عملیاتی (رده پایین)	ثبت فروش پرداخت‌ها و اعتبارات خسارت‌های بیمه
سیستم اطلاعات مدیریت	خروجی سیستم‌های تراکنشی سایر داده‌های داخلی	سنجش و نظارت بر عملکرد عملیاتی	گزارش‌های خلاصه گزارش موارد استثنا	مدیران میانی	گزارش ماهانه تولید گزارش نقض ایمنی
سیستم‌های پشتیبان	داده‌ها و مدل‌های داخلی و خارجی دانش و تجربه	تعاملی و گزارش‌گیری سفارشی ارائه راهکارهای جایگزین	راهکارهای پیشنهادی گزارش‌های تحلیلی	مدیران ارشد کارکنان دانشی	سبد سرمایه‌گذاری عملکرد کل سازمان طرح توسعه کارخانه
سیستم اتوماسیون اداری	داده‌ها و اطلاعات	قالب‌بندی خلاصه‌سازی نمایش	اسناد و مدارک تصاویر و گرافیک فایل‌های چندرسانه‌ای	کارکنان دانشی و اداری	نامه‌نگاری و نمابر فایل‌های چندرسانه‌ای نشست‌های تصویری

نکته مهم: موفقیت به یکپارچه‌سازی سامانه‌ها و فرهنگ امانت‌داری اطلاعات وابسته است.

---

1. Data-Driven Decision Making ↩

2. Transactional Processing System ↩

3. Intelligent Support System ↩

4. Decision Support System (DSS) ↩

5. Executive Information System (EIS) ↩

6. Expert System ↩

7. Office Automation System ↩

8. Electronic Mail ↩

9. Voice Mail ↩

10. Optical Character Recognition ↩