مقدمه و تعاریف
تعریف MIS1
سیستم اطلاعات مدیریت یک سیستم انسان–ماشین برای پشتیبانی از تصمیمگیری مدیریتی است. این سیستم پیش از رایانهها نیز وجود داشته و با بهکارگیری فناوری رایانه، سرعت، دقت و توان پردازش آن افزایش یافته است. برای شناخت دقیق MIS باید اجزای مدیریت، اطلاعات و سیستم را جداگانه بررسی کرد.
مدیریت
مدیریت را میتوان مجموعهای از وظایف هدفمند برای هدایت و کنترل فعالیتهای سازمان دانست. این وظایف معمولاً در چهار حوزهی اصلی تقسیم میشوند: برنامهریزی، سازماندهی، کنترل و رهبری. مدیران با انجام این فعالیتها تلاش میکنند منابع انسانی و مادی سازمان را بهشکلی هماهنگ برای دستیابی به اهداف از پیشتعیینشده به کار گیرند. در این میان، اطلاعات نقش کلیدی دارد و به عنوان منبعی اساسی در تصمیمگیری مدیریتی شناخته میشود.
مدیریت در سازمان به سه سطح تقسیم میشود: ارشد، میانی و عملیاتی. مدیریت ارشد سیاستها و اهداف کلی را تعیین میکند، مدیریت میانی اجرای تصمیمات راهبردی و هماهنگی بین واحدها را بر عهده دارد و مدیریت عملیاتی فعالیتهای روزمره را دنبال میکند.
نوع تصمیمگیری در هر سطح با سطح دیگر متفاوت است. تصمیمات در سطح ارشد غیرساختیافته و استراتژیک هستند و نیازمند اطلاعات کلی و تحلیلیاند. در سطح میانی، تصمیمات فنی و تاکتیکی بوده و از اطلاعات نیمهساختیافته استفاده میشود. در سطح عملیاتی، تصمیمات برنامهریزیشده و تکرارشونده هستند و بر دادههای دقیق و جاری استوارند.
به این ترتیب، MIS در هر سطح از سازمان، اطلاعات متفاوتی را برای تصمیمگیری فراهم میکند؛ از اطلاعات استراتژیک در سطح ارشد تا دادههای عملیاتی در سطح عملیاتی. این تنوع باعث میشود MIS به عنوان محور اصلی جریان اطلاعات در سازمان عمل کرده و پیوند مؤثری بین تصمیمگیری، برنامهریزی و کنترل برقرار سازد. مدیریت به عنوان یک منبع حیاتی، وظیفه تبدیل منابع سازمان به محصولات و خدمات را بر عهده دارد و کارکردهای اصلی آن شامل برنامهریزی، سازماندهی، کنترل و هدایت است. تفکیک مدیریت به این سطوح به دلیل تفاوت در نیازهای اطلاعاتی و بازه زمانی وظایف هر سطح است.
سطوح مدیریت
در پایینترین سطح مدیریت، پردازش تراکنشها به عنوان مبنای تمام فعالیتها قرار دارد و با دادههای ساختاریافته و تکراری سر و کار دارد. این دادهها معمولاً دقیق و جاری هستند. در مقابل، در بالاترین سطح هرم مدیریت، برنامهریزی استراتژیک و مدیریت ارشد قرار دارد که نیازمند اطلاعات خارجی و غالباً غیرساختاریافته است. فرآیند تصمیمگیری در این سطح بیشتر به صورت برنامهریزینشده انجام میشود. به عبارت دیگر، سطوح عملیاتی بر پردازش دادههای دقیق متمرکز هستند، در حالی که سطوح ارشدتر به اطلاعات گستردهتر و تحلیلهای استراتژیک نیاز دارند.
| ویژگیهای اطلاعات | برنامهریزی استراتژیک | کنترل مدیریت | کنترل عملیاتی |
|---|---|---|---|
| حجم | کم | متوسط | زیاد |
| منبع | مقدار قابل توجهی از منبع خارجی | عمدتاً داخلی | کاملاً داخلی |
| دامنه | بسیار وسیع | متوسط | کاملاً مشخص، محدود |
| سطح تجمیع | تجمیعشده | متوسط | با جزئیات |
| افق زمانی | آینده | حال | تاریخی |
| بهروز بودن | نسبتاً قدیمی | متوسط | بسیار بهروز |
| دقت | کم | متوسط | زیاد |
| دفعات استفاده | کمتکرار | متوسط | بسیار پرتکرار |
درک ساختار کلی سازمان و انواع اطلاعاتی که تصمیمات مدیریتی را پشتیبانی میکنند، برای تعریف سیستم اطلاعات مدیریت و ویژگیهای آن ضروری است. رابرت آنتونی در سال ۱۹۶۵ چارچوبی ارائه کرد که حوزه برنامهریزی مدیریت و کنترل را به سه سطح ارشد، میانی و عملیاتی تفکیک میکند.
در سطح برنامهریزی استراتژیک، مدیران ارشد اهداف سازمان را مشخص و در صورت لزوم اصلاح میکنند، منابع لازم برای رسیدن به این اهداف را برنامهریزی کرده و سیاستهایی را برای نظارت بر تأمین و تخصیص این منابع تدوین میکنند. پس از آن، سطح کنترل مدیریت قرار دارد که در آن مدیران میانی عملکرد بخشها را ارزیابی کرده، درباره اقدامات کنترلی تصمیم میگیرند، قوانین تصمیمگیری را بازنگری میکنند و منابع را متناسب با نیازها تخصیص میدهند. نهایتاً در سطح کنترل عملیاتی، فعالیتهای جاری بهگونهای هدایت میشوند که منابع به شکل بهینه استفاده شوند. این سطح با تکیه بر رویهها و قوانین از پیش تعیینشده عمل کرده و تصمیمات آن معمولاً کوتاهمدت هستند.
اطلاعات
اطلاعات به دادهای گفته میشود که پس از سازماندهی و پردازش در زمان و مکان مناسب در اختیار تصمیمگیرنده قرار میگیرد تا امکان انجام اقدام مناسب فراهم شود. در واقع اطلاعات نتیجهٔ پردازش دادهها است و در فرایندی پیوسته، دادهها پس از پردازش به اطلاعات تبدیل میشوند؛ این اطلاعات مبنای تصمیمگیری قرار میگیرند و در نهایت به اقدام و اجرا منجر میشوند.
اطلاعات از دادههایی تشکیل میشود که بازیابی، پردازش یا مورد استفاده قرار گرفتهاند و میتوانند برای آگاهیبخشی، استدلال، تحلیل و پیشبینی به کار روند. نمونههایی از این اطلاعات شامل اسناد پشتیبان و دفاتر مالی هستند که مواد اولیهٔ تهیهٔ گزارشهایی مانند صورتهای سود و زیان محسوب میشوند و در برنامهریزی سود، کنترل و سایر تصمیمهای مدیریتی کاربرد دارند.
رابطهٔ میان داده و اطلاعات مشابه رابطهٔ مادهٔ خام با محصول نهایی است؛ داده مادهٔ خام به شمار میآید و اطلاعات محصول نهایی است که برای تصمیمگیری قابل استفاده میشود. همچنین منابع اطلاعاتی میتوانند در کنار منابع اصلی سازمان قرار گرفته و نقش مهمی در مدیریت منابع اطلاعات ایفا کنند. از ویژگیهای مهم اطلاعات نیز این است که اطلاعات ذخیرهشده در هر شکل، قابلیت استفادهٔ مجدد دارند.
شکل زیر مراحل بلوغ اطلاعات را از داده تا آگاهی نمایش میدهد.
دستهبندی اطلاعات
به طور کلی، اطلاعاتی که در سازمانها جمعآوری شده و مورد استفاده قرار میگیرند را میتوان به پنج دسته اصلی تقسیمبندی کرد. جدول زیر خلاصهای از این دستهبندیها و مفاهیم آنها را نشان میدهد:
| طبقهبندی اطلاعات | توضیحات |
|---|---|
| اطلاعات عملیاتی در مقابل غیرعملیاتی | غیرعملیاتی: دادهها یا اطلاعاتی که بدون استفاده باقی ماندهاند. عملیاتی: همان دادهها یا اطلاعات زمانی که پردازش شده و در یک زمینه مشخص توسط دریافتکننده مورد استفاده قرار میگیرند. |
| اطلاعات تکراری در مقابل غیرتکراری | تکراری: اطلاعاتی که در فواصل زمانی منظم تولید میشوند یا ماهیت تکرارشونده دارند. غیرتکراری: اطلاعاتی که از طریق بررسی یا مطالعه خاص به دست آمده و در تصمیمگیری مدیریت کاربرد دارند. |
| اطلاعات مستند در مقابل غیرمستند | مستند: اطلاعاتی که در قالب یک سند قابل دسترسی هستند؛ مانند نسخههای مکتوب، میکروفیلمها، نوارهای مغناطیسی، فلاپی دیسکها و موارد مشابه. غیرمستند: سایر اطلاعاتی که در قالب شفاهی یا بدون ثبت رسمی منتقل میشوند. |
| اطلاعات داخلی در مقابل خارجی | این دو نوع اطلاعات از نظر منبع تفاوت دارند. مدیران در سطوح مختلف سازمان به ترکیبهای متفاوتی از اطلاعات داخلی و خارجی نیاز پیدا میکنند. |
| اطلاعات تاریخی در مقابل پیشبینیهای آینده | تفاوت میان این دو روشن است. اطلاعات تاریخی زمانی ارزشمند هستند که بتوان از آنها برای پیشبینی و تصمیمگیری درباره آینده بهره برد. |
مولفههای اطلاعات در تصمیمگیری
- دقت: اطلاعات باید صحیح و منطبق بر واقعیت باشند. در غیر این صورت، تصمیمات اشتباه گرفته شده و پیامدهای منفی به همراه خواهد داشت.
- شکل و ساختار: سازماندهی مناسب اطلاعات به درک بهتر و استفاده آسانتر کمک میکند. ارائه اطلاعات به صورت نمودار یا جدول به جای متن خام، تأثیرگذاری بیشتری دارد.
- تطابق: اطلاعات باید مرتبط با نیازهای فعلی و موقعیت تصمیمگیری باشند. بهروزرسانی مداوم دادهها، کاربردی بودن آنها را تضمین میکند.
- سرعت: ارائه اطلاعات در زمان مناسب، ارزش آنها را حفظ میکند. تأخیر در دریافت دادهها ممکن است منجر به از دست رفتن فرصتهای مهم شود.
- ساختار ABC: این ساختار چهار اصل کلیدی مدیریت اطلاعات را شرح میدهد که اجزای آن در شکل زیر نمایش داده شده است.
چرخه حیات داده
- تولید: دادهها ممکن است به صورت داخلی یا خارجی و در اثر وقوع یک رویداد تجاری در سازمان تولید شوند. (مثال: فیشهای فروش، فرمهای پرسنلی، سفارشات خرید و غیره).
- اصلاح: شامل انجام عملیات ریاضی (جمع، تفریق، ضرب، تقسیم و غیره) روی دادهها بر اساس فرمولهای خاص است. (مثال: تهیه فیش حقوقی کارمندان، صورتحساب مشتریان، تعیین ترکیب بهینه محصول و برنامهریزی تولید).
- ذخیره و بازیابی: دادههای تولید شده در تجهیزاتی مانند دیسکها و نوارهای مغناطیسی ذخیره میشوند. سپس میتوان با جستجوی عناصر خاص، آنها را بازیابی کرد. دادههای بازیابی شده میتوانند بازتولید شوند یا برای تهیه اسناد و گزارشها به فرمتهای دیگری تبدیل گردند.
سیستم
یک سیستم، مجموعهای منظم و هدفمند از عناصر شامل روشها، فرآیندها و تکنیکها است که برای انجام وظایف مشخص، با همکاری یکدیگر شکل گرفتهاند. سیستمها میتوانند طبیعی یا انسانی باشند و شامل زیرسیستمهایی هستند که خود زیرمجموعههای دیگری دارند. هر سیستم، بخشی از یک سیستم بزرگتر به نام سوپرسیستم است و در محیطی فعالیت میکند که بر عملکرد آن تأثیرگذار است.
به عنوان نمونه، یک سیستم صنعتی را در نظر بگیرید که از زیرسیستمهایی مانند تولید، بازاریابی، منابع انسانی و مالی تشکیل شده است. هر یک از این زیرسیستمها نیز میتوانند به بخشهای کوچکتر تقسیم شوند و همه اجزا به صورت هماهنگ عمل میکنند. درک ساختار سلسلهمراتبی سیستمها و وابستگی متقابل اجزای آنها برای تحلیل و مدیریت سیستمها اهمیت زیادی دارد.
انواع سیستمها مانند سیستمهای حملونقل، کامپیوتری، کسبوکار و بدن انسان، همراه با زیرسیستمهای مشخص و کاربردهای اصلی آنها، در طبقهبندیهای مختلف ارائه شدهاند. این تنوع نشاندهنده گستردگی کاربرد مفهوم سیستم در حوزههای مختلف است.
دستهبندی سیستمها
- مفهومی و واقعی: سیستمهای مفهومی با ساختارهای نظری سر و کار دارند که ممکن است در دنیای واقعی مابهازایی نداشته باشند؛ مانند نظریه اقتصادی، نظریه سازمان و نظریه نسبیت عام. در مقابل، سیستمهای تجربی یا واقعی، سیستمهای عملیاتی و ملموسی هستند که از افراد، مواد، ماشینآلات، انرژی و سایر موجودیتهای فیزیکی تشکیل شدهاند (مثل سیستمهای الکتریکی، حرارتی و شیمیایی). این سیستمها در واقع تبدیل مفاهیم نظری به عمل هستند.
- طبیعی و مصنوعی: نمونههایی از سیستمهای طبیعی شامل بدن انسان و منظومه شمسی است. در حالی که سیستمهای حمل و نقل، سیستمهای ارتباطی، سیستمهای آموزشی و سازمانهای تجاری نمونههایی از سیستمهای دستساز بشر یا مصنوعی هستند.
- اجتماعی: سیستمی که از افراد و انسانها تشکیل شده باشد، یک سیستم اجتماعی در نظر گرفته میشود. از جمله این سیستمها میتوان به سازمانهای تجاری، نهادهای دولتی، احزاب سیاسی، باشگاههای اجتماعی و انجمنهای حرفهای اشاره کرد.
- انسان-ماشین: بیشتر سیستمهای واقعی و تجربی در دسته سیستمهای انسان-ماشین قرار میگیرند. یکی از بارزترین نمونههای این سیستم، هواپیما است.
- باز و بسته: یک سیستم باز به طور پیوسته با محیط اطراف خود در تعامل است و میتواند خود را با شرایط متغیر داخلی و محیطی وفق دهد. تمام سازمانهای اجتماعی و تجاری از نوع باز هستند زیرا به محیط غیرقابل پیشبینی خود واکنش نشان میدهند. در مقابل، سیستم بسته سیستمی است که با محیط خود هیچ گونه تعاملی ندارد. این سیستمها تغییر نمیکنند، یا اگر هم تغییری رخ دهد، مانعی بین سیستم و محیط وجود دارد که از تأثیرپذیری سیستم جلوگیری میکند. با این حال، باید توجه داشت که در واقعیت هیچ سیستمی نمیتواند بدون تعامل با محیط اطرافش، برای مدت طولانی به فعالیت خود ادامه دهد.
چرخه حیات سیستم
- مطالعه: در این مرحله، مسئله اصلی شناسایی میشود و وضعیت موجود سیستم از نظر کارکرد و اثربخشی بررسی میگردد. مسیرهای جایگزین برای حل مسئله تحلیل شده و مزایا و معایب هر گزینه ارزیابی میشود. در پایان، مناسبترین مسیر اقدام بر اساس هدف تعیینشده انتخاب میشود. این مرحله مبنای تصمیمگیری برای مراحل بعدی است و نقش مهمی در جلوگیری از خطاهای طراحی و توسعه دارد.
- توسعه: در این مرحله تصمیمگیری درباره ابزارها، سختافزار و نرمافزار مورد نیاز انجام میشود و اجزای سیستم طراحیشده بهصورت عملی آمادهسازی میگردند. تمرکز این مرحله بر تبدیل طرح نظری به یک ساختار فنی قابل تحقق است. انتخاب فناوریهای مناسب، تهیه زیرساختها و آمادهسازی اجزای عملیاتی از اجزای اصلی این بخش به شمار میرود.
- پیادهسازی: در این بخش، سیستم توسعهیافته به شکل عملی اجرا میشود و بهصورت رسمی در محیط کاری مورد استفاده قرار میگیرد. پس از استقرار، سیستم در دورههای زمانی مشخص بازبینی میشود تا نقاط ضعف، کاستیها و میزان کارآمدی آن ارزیابی گردد. این بازبینیها زمینه بهبود و تطبیق سیستم با شرایط محیطی در حال تغییر را فراهم میکنند.
-
Management Information System ↩