مفاهیم پایه

بعد از معرفی سیستم اطلاعات مدیریت، این بخش به معرفی اجزا و ابعاد مختلف آن می‌پردازد.

سیستم اطلاعات¹

سیستم اطلاعات (یا اطلاعاتی) زنجیره‌ای از اجزا است که اطلاعات به اشکال مختلف میان آنها در جریان است. ساختار کلی سیستم اطلاعات در شکل زیر نمایش داده شده است.

ساختار جریان و پردازش اطلاعات در MIS

پردازش اطلاعات در یک MIS بصورت شکل زیر انجام می‌شود.

مشخصه‌های MIS

تمام بخش‌ها و ارکان یک شرکت وابستگی بسیار زیادی به سیستم‌های اطلاعات مدیریت دارند و این سیستم‌ها دارای ویژگی‌های فراگیر و جهان‌شمولی هستند. مشخصه‌های اصلی و خاص یک سیستم اطلاعات مدیریت عبارتند از:

• روش سیستمی: سیستم‌های اطلاعات مدیریت با یک نگاه جامع و بر اساس هدفی که برای آن ایجاد شده‌اند، ارزیابی و بررسی می‌شوند.
• مدیریت محور: در طراحی سیستم از رویکرد «بالا به پایین» استفاده می‌شود؛ به این معنی که توسعه سیستم از نیازها و اهداف کلان مدیریتی سازمان شروع شده و به سمت پایین حرکت می‌کند.
• مبتنی بر نیاز: طراحی سیستم حول محور نیازهای اطلاعاتی مدیران در سطوح مختلف (مثل برنامه‌ریزی، کنترل عملکرد و مدیریت مستقیم) انجام می‌شود.
• رصد استثنائات: سیستم بر اساس نظارت بر شرایط غیرعادی کار می‌کند. اگر آمار و داده‌ها از محدوده‌های تعیین‌شده خارج شوند، گزارش‌های ویژه‌ای برای تصمیم‌گیری مدیران صادر می‌شود.
• آینده محور: سیستم فقط به ارائه داده‌های تاریخی و گذشته اکتفا نمی‌کند، بلکه اطلاعاتی مبتنی بر پیش‌بینی‌ها ارائه می‌دهد که می‌تواند مبنای اقدامات آینده قرار گیرد.
• یکپارچه: یکپارچگی اجزای مختلف سازمان (مثل نیروی کار، سرمایه، تولید و پشتیبانی) برای تولید اطلاعات ارزشمندتر و هماهنگی بهتر ضروری است.
• برنامه‌ریزی بلندمدت: ایجاد این سیستم یک‌شبه اتفاق نمی‌افتد و نیازمند یک دوره زمانی طولانی و برنامه‌ریزی دقیق با در نظر گرفتن اهداف بلندمدت شرکت است.
• مفهوم زیرسیستم: برای جلوگیری از پیچیدگی بیش از حد، کل سیستم یکپارچه به زیرسیستم‌های کوچکتر و قابل هضم تجزیه می‌شود تا مدیریت و برنامه‌ریزی آن راحت‌تر باشد.
• پایگاه داده متمرکز: داده‌های اولیه (مثل اطلاعات انبار، کارکنان، مشتریان و غیره) فقط یک‌بار جمع‌آوری و بررسی شده و در یک فضای متمرکز ذخیره می‌شوند تا تمام بخش‌های دیگر سیستم بتوانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

اهداف MIS

سیستم اطلاعات مدیریت اهداف زیر را دنبال می‌کند:

• تسهیل تصمیم‌گیری: سیستم اطلاعات مدیریت با فراهم کردن اطلاعات دقیق، کامل و به‌موقع به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های مناسب‌تری اتخاذ کنند و کیفیت تصمیم‌گیری در سازمان افزایش یابد.
• تأمین اطلاعات مورد نیاز برای سطوح مختلف مدیریت: مدیران در سطوح مختلف سازمان به اطلاعات متفاوتی نیاز دارند؛ بنابراین این سیستم باید بتواند اطلاعات مناسب برای سطوح عملیاتی، میانی و عالی را فراهم کند.
• تمرکز بر عوامل حیاتی سازمان: سیستم اطلاعات مدیریت باید اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها و عوامل کلیدی مؤثر در موفقیت سازمان را گردآوری و ارائه کند تا مدیران بتوانند عملکرد بخش‌های مهم را بهتر ارزیابی و کنترل کنند.
• پشتیبانی از تصمیم‌گیری در شرایط مختلف: این سیستم باید توانایی ارائه اطلاعات و تحلیل‌های لازم را برای تصمیم‌گیری در موقعیت‌های گوناگون داشته باشد و مدیران را در حل مسائل و انتخاب راهکارهای مناسب یاری دهد.
• ایجاد جریان منظم اطلاعات در سازمان: سیستم اطلاعات مدیریت با گردآوری، ذخیره، پردازش و انتقال اطلاعات، زمینه دسترسی سریع و مطمئن مدیران به اطلاعات مورد نیاز را فراهم می‌کند و باعث هماهنگی بیشتر در فعالیت‌های سازمان می‌شود.
• مقایسه عملکرد سازمان: سیستم اطلاعات مدیریت امکان مقایسه عملکرد بخش‌های مختلف سازمان با یکدیگر و یا با استانداردهای تعیین‌شده را فراهم می‌کند.
• ایجاد هماهنگی بین اجزای سازمان: این سیستم به هماهنگی بهتر بین واحدهای مختلف سازمان از طریق به اشتراک‌گذاری اطلاعات کمک می‌کند.
• عارضه‌یابی فرایندها و شناسایی گلوگاه‌ها: سیستم اطلاعات مدیریت می‌تواند با تحلیل داده‌ها، مشکلات و نقاط ضعف در فرایندهای سازمان را شناسایی کند.
• تدوین استراتژی: اطلاعات جمع‌آوری‌شده توسط این سیستم مبنایی برای تدوین استراتژی‌های سازمان فراهم می‌آورد.

دسته‌بندی MIS

• پردازش تراکنش: این سیستم برای پردازش تراکنش‌ها و فعالیت‌های روزمره سازمان طراحی می‌شود. وظیفه اصلی آن جمع‌آوری و پردازش حجم زیادی از داده‌هاست که در جریان عملیات عادی سازمان تولید می‌شوند. اطلاعات حاصل از این پردازش‌ها به مدیران سطوح پایین سازمان کمک می‌کند تا وظایف اجرایی و عملیاتی خود را به‌درستی انجام دهند و بر روند عملیات روزانه نظارت داشته باشند.
• ارائه اطلاعات: این سیستم با هدف پردازش داده‌ها و تبدیل آن‌ها به اطلاعات قابل استفاده ایجاد می‌شود. در این سیستم اطلاعات موجود خلاصه و سازمان‌دهی شده و در قالب گزارش در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. گزارش‌های خلاصه امکان مشاهده سریع وضعیت اطلاعات را فراهم می‌کنند و گزارش‌های استثنا نیز انحراف‌ها و دلایل کاهش عملکرد یا کمبودها را مشخص می‌سازند.
• پشتیبان تصمیم: این سیستم برای کمک به تصمیم‌گیری مدیران به کار می‌رود و نسبت به سیستم‌های قبلی از قابلیت‌های تحلیلی بیشتری برخوردار است. با ایجاد مدل‌هایی از شرایط واقعی، توانایی تحلیل و بررسی گزینه‌های مختلف را برای تصمیم‌گیرندگان افزایش می‌دهد. در نتیجه مدیران می‌توانند مسائل پیچیده‌تر را بهتر ارزیابی کرده و تصمیم‌های مناسب‌تری اتخاذ کنند.
• ارائه تصمیم: در این نوع سیستم، تصمیم‌ها بر اساس مجموعه‌ای از دستورها و قواعد از پیش تعیین‌شده گرفته می‌شوند. این دستورها به صورت برنامه‌ریزی‌شده طراحی شده‌اند تا انجام یک کار یا حل یک مسئله به شکل خودکار صورت گیرد. در چنین سیستمی تصمیم‌گیری بیشتر توسط خود سیستم انجام می‌شود و نقش انسان در فرایند تصمیم‌گیری کاهش می‌یابد.

استفاده از MIS در تصمیم‌گیری

سیستم‌های اطلاعات مدیریت بر اساس دسته‌بندی میسون به چهار گروه تقسیم می‌شوند:

• سیستم اطلاعاتی بانک داده، ابتدایی‌ترین نوع MIS است که صرفاً داده‌ها را جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ذخیره می‌کند. این سیستم برای تصمیمات ساختارنیافته مناسب است و به پیش‌بینی نمی‌پردازد؛ کاربر خود باید داده‌ها را تحلیل و نتیجه‌گیری کند.
• سیستم اطلاعاتی پیش‌بینی‌کننده، شکل توسعه‌یافته‌تری است که برای تصمیمات نیمه‌ساختاریافته کاربرد دارد. این سیستم علاوه بر ذخیره داده‌ها، می‌تواند با استفاده از پرسش‌های "چه می‌شود اگر"، پیامدهای اقدامات مختلف را پیش‌بینی کرده و به کاربر در تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر کمک کند.
• سیستم اطلاعات تصمیم‌ساز، ابزاری برای تصمیمات ساختاریافته است. معیارهای سازمان در این سیستم گنجانده شده و با استفاده از روش‌های بهینه‌سازی، بهترین اقدام ممکن را پیشنهاد می‌دهد. در نهایت، تصمیم‌گیرنده انسانی است که این پیشنهاد را اجرا می‌کند.
• در بالاترین سطح، سیستم اطلاعات تصمیم‌گیرنده قرار دارد که در آن سیستم و کاربر کاملاً یکپارچه هستند. این سیستم نه تنها اطلاعات را تحلیل و بهترین گزینه را انتخاب می‌کند، بلکه اقدام نهایی را نیز به صورت خودکار انجام می‌دهد؛ مانند سیستمی که به طور خودکار سفارش خرید جدیدی را ثبت می‌کند.

مضرات MIS

MIS با وجود مزایای فراوان، می‌توانند پیامدهای منفی نیز داشته باشند. این سیستم‌ها بر کارکنان و ساختار سازمانی تأثیر می‌گذارند و نیازمند مدیریت دقیق برای کنترل اثرات احتمالی هستند. از جمله مضرات MIS می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاهش مهارت کارکنان به دلیل خودکارسازی و کاهش نیاز به نیروی انسانی، که می‌تواند منجر به کاهش فرصت‌های شغلی شود.
• انباشت بیش از حد اطلاعات که فرایند تصمیم‌گیری مدیران را دشوار می‌کند.
• بی‌اعتمادی کارکنان نسبت به سیستم‌ها به دلیل نگرانی از جایگزینی با نیروی انسانی.
• افزایش فشار رقابتی برای سازمان‌ها، به‌ویژه کوچک و متوسط، که ممکن است نتوانند با فناوری‌های جدید تطبیق یابند.
• نارضایتی از MIS در صورتی که ارزش واقعی آن‌ها با هزینه‌های صرف‌شده همخوانی نداشته باشد و انتظارات سازمان را برآورده نکند.
• مشکلات امنیتی ناشی از ضرورت حفاظت از اطلاعات دیجیتال، که می‌تواند هزینه‌های عملیاتی را افزایش دهد.

---

1. Information System ↩