طراحی1، توسعه2 و استقرار3
در این بخش ملاحظات مربوط به طراحی، توسعه و استقرار MIS مورد بحث قرار میگیرد. طراحی MIS شامل تعیین اهداف، شناسایی کاربران، تحلیل نیازمندیها و انتخاب معماری مناسب سیستم است. پیادهسازی MIS مراحل کدنویسی، پایگاه داده، یکپارچهسازی با سیستمهای موجود و تست را در بر میگیرد. استقرار MIS نیز شامل نصب، پیکربندی، آموزش کاربران و ارزیابی عملکرد سیستم در محیط عملیاتی سازمان میشود.
مراحل طراحی MIS
مراحل طراحی سیستم اطلاعات مدیریت طراحی سیستم اطلاعات مدیریت نیازمند پیروی از یک رویکرد منظم و مرحلهبهمرحله است تا سیستمی متناسب با نیازهای اطلاعاتی سازمان ایجاد شود. در این فرایند، ابتدا نیازهای اطلاعاتی مدیران در سطوح مختلف بررسی میشود و سپس با در نظر گرفتن اهداف سازمان، محدودیتها و منابع موجود، ساختار مناسب سیستم طراحی میگردد. مراحل اصلی این فرایند به شرح زیر است:
- نیازسنجی اطلاعات در همه سطوح مدیریت: در نخستین گام، باید نیازهای اطلاعاتی مدیران در تمامی سطوح سازمان شناسایی شود. مدیران برای تصمیمگیری با مسائل و مشکلات گوناگونی روبهرو هستند و به همین دلیل به اطلاعات مناسب نیاز دارند. در این مرحله، مشکلات موجود، نیازهای اطلاعاتی مرتبط با آنها و نوع اطلاعاتی که میتواند به حل این مسائل کمک کند، بهطور دقیق مشخص میشود.
- شناسایی اهداف و دستاوردهای مورد انتظار از پیادهسازی MIS: پس از شناسایی نیازهای اطلاعاتی، لازم است اهدافی که سازمان از استقرار این سیستم دنبال میکند مشخص شود. هر بخش سازمان دارای مجموعهای از اهداف و برنامههای خاص خود است و برای دستیابی به آنها به اطلاعات و بازخورد مناسب نیاز دارد. این بازخورد نشان میدهد که عملکرد سازمان تا چه اندازه با اهداف تعیینشده همخوانی دارد.
- شناسایی محدودیتهای سیستم (خارجی و داخلی): در طراحی سیستم باید محدودیتهایی که ممکن است بر عملکرد آن تأثیر بگذارند بررسی شود. این محدودیتها میتوانند داخلی باشند، مانند منابع انسانی، امکانات فنی یا ساختار سازمانی، یا خارجی باشند، مانند شرایط محیطی، قوانین و عوامل بیرونی. شناسایی این محدودیتها به طراحی واقعبینانهتر سیستم کمک میکند.
- شناسایی اطلاعات و منابع مورد نیاز: در این مرحله نوع اطلاعات مورد نیاز برای تحقق اهداف سیستم مشخص میشود و منابع تأمین این اطلاعات نیز تعیین میگردد. منابع اطلاعاتی ممکن است شامل پایگاههای داده سازمان، گزارشها، اسناد، یا سایر منابع اطلاعاتی باشند که برای پردازش و تولید اطلاعات مدیریتی مورد استفاده قرار میگیرند.
- توسعه طرحهای مفهومی و انتخاب طرح مناسب: پس از مشخص شدن نیازها، اهداف، محدودیتها و منابع اطلاعاتی، چند طرح مفهومی برای ساختار سیستم ارائه میشود. سپس با بررسی مزایا، هزینهها و امکانات موجود، مناسبترین طرح انتخاب میشود. در ادامه، طراحی تفصیلی انجام شده و سیستم برای پیادهسازی آماده میگردد.
محدودیتهای طراحی MIS
موانع و محدودیتهای اصلی در توسعه یک سیستم اطلاعات مدیریت کارآمد به شرح زیر است:
- نبود سیستم مدیریتی پایهای برای بنا کردن MIS روی آن.
- عدم تعریف روشن از مأموریت و مقصود سازمان.
- نداشتن اهداف مشخص برای شرکت.
- عدم مشارکت مدیریت.
- سازماندهی نادرست و بهمریختگی سازمانی.
- اتکای بیش از حد به مشاور یا تولیدکننده خارجی.
- شکاف ارتباطی در سازمان.
- مشکلات مربوط به عملکرد افراد کلیدی.
رویکردهای توسعه MIS
در توسعه MIS رویکردهای مختلفی وجود دارد که انتخاب آنها به عواملی چون شرایط سازمان، منابع و مشارکت کاربران بستگی دارد. رویکردهای اصلی عبارتند از:
- بالا به پایین: طراحی از اهداف کلان سازمان شروع شده و به سطوح پایینتر منتقل میشود.
- پایین به بالا: توسعه از فعالیتهای جزئی و پردازش تراکنشها آغاز شده و به تدریج یکپارچه میشود.
- یکپارچه: مدیران تمام سطوح در طراحی مشارکت دارند و سیستم به طور مداوم بازنگری میشود.
- سنتی: مراحل توسعه به صورت متوالی و مرحلهای انجام میشود، هر مرحله پس از اتمام کامل مرحله قبل آغاز میگردد.
- پروتوتایپ: ایجاد یک نسخه اولیه و آزمایشی برای کاهش زمان و هزینه و امکان اصلاح.
- توسط کاربر: کاربران نهایی مستقیماً در طراحی و توسعه سیستم مشارکت میکنند.
- سیستماتیک: در سازمانهای کوچک، توسعه مرحلهای با شناسایی نیازها، انتخاب نرمافزار و سختافزار و سپس اجرا انجام میشود.
مراحل استقرار MIS
پیش از استقرار یک سیستم اطلاعات مدیریت جدید در هر سازمان، بهتر است بررسی شود که آیا سیستم قدیمیتری از قبل در حال کار است یا خیر. اگر چنین است، سیستم قدیمی باید به صورت موازی با سیستم جدید به کار خود ادامه دهد تا زمانی که سیستم جدید به طور کامل عملیاتی شود. این رویکرد موازی به سازمان کمک میکند تا مزایای سیستم جدید را در مقایسه با سیستم قدیمی مستقیماً بررسی و ارزیابی کند.
- آمادهسازی برنامههای سازمانی
- برنامهریزی جریان کار
- آموزش پرسنل
- توسعه سامانه
- تهیه سختافزار کامپیوتر
- طراحی قالب (فرمت) برای جمعآوری دادهها
- ساخت فایلهای داده
- اجرای موازی سیستمهای قدیم و جدید
- کنار گذاشتن تدریجی سیستم قدیم و استقرار (معرفی) سیستم جدید
- ارزیابی، نگهداری و کنترل سیستم جدید.